1. Chi siamo
Chirone è un prodotto di Okomfo Ltd, società registrata in Inghilterra e Galles (numero di registrazione 16671039), con sede legale in 128 City Road, Londra, EC1V 2NX, Regno Unito (“Okomfo”, “noi”).
Per qualsiasi domanda su questa informativa scriveteci a ciao@chirone.io.
2. Due ruoli diversi
Trattiamo dati personali in due vesti diverse, con regole diverse:
- Questo sito (chirone.io) e il modulo di contatto. Qui è Okomfo a decidere perché e come si usano i dati: siamo titolare del trattamento. Ne parlano le sezioni da 3 a 7.
- Il servizio Chirone usato da un ospedale. Qui è l’ospedale o il centro di formazione a decidere quali dati inserire e perché: è lui il titolare, e Okomfo tratta i dati per suo conto come responsabile del trattamento, in base a un accordo scritto (art. 28 GDPR). Ne parla la sezione 8.
3. Quali dati raccogliamo su questo sito
Se usate il modulo di contatto
Nome, email di lavoro, ospedale o centro, ruolo (se lo indicate), gli argomenti che selezionate e il vostro messaggio. Siete voi a scegliere cosa scrivere: vi chiediamo di non inserire dati di pazienti o altre informazioni sensibili.
Quando visitate una pagina
Il nostro fornitore di hosting registra i dati tecnici necessari per mostrare il sito e proteggerlo: indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, pagina richiesta e orario. Non li combiniamo con altro e non li usiamo per identificarvi.
Cosa non facciamo
Questo sito non usa cookie, né strumenti di analisi, pubblicità o tracciamento, e non carica nulla da terze parti: caratteri e immagini sono serviti dal sito stesso. Non vendiamo dati personali e non vi iscriviamo a mailing list.
4. Perché li usiamo, e su quale base giuridica
Applichiamo il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR) e il Data Protection Act 2018 e, per chi si trova nell’Unione europea, il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
- Per rispondervi e, se ne nasce un dialogo, per parlarvi di Chirone: misure precontrattuali adottate su vostra richiesta (art. 6.1.b) e nostro legittimo interesse a rispondere a richieste sul nostro servizio (art. 6.1.f).
- Per far funzionare il sito in sicurezza e prevenire abusi: nostro legittimo interesse a mantenere il sito disponibile e sicuro (art. 6.1.f).
- Per conservare i documenti che la legge ci impone: obbligo di legge (art. 6.1.c), una volta che diventate clienti.
5. Chi altro li vede
Solo i fornitori che ci servono per far funzionare il sito e consegnarci il vostro messaggio, ciascuno vincolato da un proprio accordo sul trattamento dei dati:
- Vercel Inc.: ospita il sito e fa funzionare il modulo di contatto.
- Resend: consegna il messaggio del modulo alla nostra casella di posta.
- Il nostro fornitore di posta elettronica: custodisce la casella in cui arrivano il vostro messaggio e la nostra risposta.
Potremmo comunicare dati anche se la legge lo richiede, oppure a chi acquisisse la nostra attività, che sarebbe vincolato da questa informativa; in quel caso ve lo diremmo prima.
6. Trasferimenti fuori dall’UE e dal Regno Unito
Okomfo ha sede nel Regno Unito, che per l’Unione europea è un paese con decisione di adeguatezza. Alcuni nostri fornitori hanno sede negli Stati Uniti: in quei casi ci basiamo su una decisione di adeguatezza (compreso il Data Privacy Framework UE–USA e la sua estensione britannica, se il fornitore è certificato) oppure sulle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea con l’Addendum britannico. Potete chiederci copia delle garanzie applicate.
7. Per quanto tempo li conserviamo
| Dati | Per quanto |
|---|---|
| Messaggi del modulo e nostre risposte | Fino a 24 mesi dall’ultimo scambio, salvo che diventiate clienti |
| Corrispondenza con i clienti e fatture | Per la durata del contratto, poi 6 anni (obblighi contabili britannici) |
| Log dell’hosting | Conservati per un breve periodo dal fornitore di hosting secondo la sua policy; noi non ne teniamo copie |
Se ce lo chiedete, cancelliamo prima i vostri messaggi, salvo che la legge ci imponga di conservarli.
8. Dentro Chirone (per ospedali e medici in formazione)
Chirone contiene informazioni sui medici in formazione (ad esempio nomi, paesi, iscrizioni, documenti e corrispondenza) e sul personale e i docenti del centro che lo usano. Non contiene mai dati di pazienti.
- Titolare: l’ospedale o il centro di formazione che usa Chirone. La sua informativa spiega perché tratta i vostri dati. Se siete un medico o un membro del personale e volete esercitare i vostri diritti, scrivete all’ospedale: lo aiuteremo a rispondervi.
- Dove si trovano i dati: nell’Unione europea. L’accesso è limitato per ruolo e, se il centro lo desidera, per reparto, e lo fa rispettare il database stesso.
- Sub-responsabili: Supabase (database, accessi e file, regione UE), Vercel (distribuisce l’applicazione) e Anthropic (il modello di intelligenza artificiale dietro l’assistente, usato solo quando qualcuno gli fa una domanda; vede la domanda, viste di reportistica senza dati di contatto e i file che una persona allega di sua scelta; le condizioni commerciali di Anthropic escludono l’uso di questi dati per addestrare modelli). La voce (ElevenLabs) e l’invio di email (Resend) si usano solo se il centro li attiva.
- L’assistente propone, decide una persona: non modifica i dati da solo.
L’accordo sul trattamento dei dati con ciascun cliente stabilisce tutti i dettagli, compresi conservazione, misure di sicurezza ed elenco aggiornato dei sub-responsabili. I clienti possono richiederci il nostro pacchetto conformità.
9. I vostri diritti
Potete chiederci di:
- darvi copia dei dati personali che abbiamo su di voi (accesso);
- correggerli se sono sbagliati (rettifica);
- cancellarli (cancellazione), salvo obblighi di legge;
- limitarne l’uso mentre si chiarisce una questione (limitazione);
- trasmetterli a voi o a un’altra organizzazione in un formato utilizzabile (portabilità);
- smettere di usarli quando ci basiamo sul legittimo interesse (opposizione).
Scrivete a ciao@chirone.io. È gratuito e rispondiamo entro un mese. Potremmo chiedervi di confermare la vostra identità.
10. Reclami
Diteci prima a noi cosa non va: cercheremo di rimediare. Avete comunque il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo: in Italia il Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it); nel Regno Unito l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk); oppure l’autorità del paese in cui vivete o lavorate.
11. Sicurezza
I dati sono cifrati in transito (TLS) e a riposo. In Chirone l’accesso è limitato per ruolo e verificato dal database a ogni richiesta; contatti e documenti d’identità li vede solo chi è autorizzato. In caso di violazione dei dati di cui siamo titolari, avviseremo l’autorità entro 72 ore quando richiesto, e voi se il rischio per voi fosse elevato. Se riguardasse dati dentro Chirone, avviseremo l’ospedale senza ingiustificato ritardo perché possa fare lo stesso.
12. Minori
Questo sito e Chirone sono pensati per professionisti. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 18 anni.
13. Modifiche a questa informativa
Se modifichiamo questa informativa aggiorniamo la data in alto. Se una modifica cambia in modo rilevante l’uso dei vostri dati, lo diremo chiaramente in questa pagina e, ai clienti, per iscritto prima che entri in vigore.
14. Contatti
Okomfo Ltd, 128 City Road, Londra, EC1V 2NX, Regno Unito
Registrata in Inghilterra e Galles, numero 16671039
ciao@chirone.io